Cách ghi phong bì gửi bưu điện hoàn chỉnh từ A -Z
- Vệ Tinh Site
- 22 thg 8
- 7 phút đọc
Cách ghi phong bì gửi bưu điện tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ nhiều quy định nghiêm ngặt. Một phong bì hoàn chỉnh không chỉ giúp thư từ, tài liệu đến tay người nhận nhanh chóng mà còn tránh được tình trạng thất lạc hoặc chuyển sai địa chỉ. Vậy cách ghi phong bì gửi bưu điện như thế nào mới đúng chuẩn? In Nhanh Nhanh sẽ hướng dẫn chi tiết ngay sau đây!
Kích thước của phong bì gửi bưu điện
Để đảm bảo quá trình vận chuyển được diễn ra thuận lợi, an toàn và thống nhất trên toàn hệ thống, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đã ban hành quy chuẩn cụ thể về kích thước phong bì gửi bưu điện như sau:
● Kích thước tối đa của phong bì: 165mm x 245mm, với sai số cho phép là là 2mm.
● Kích thước tối thiểu: 90mm x 140mm, cũng với sai số là 2mm.
● Tỷ lệ chiều dài tối thiểu so với chiều rộng phải đạt 1,4 lần, nhằm đảm bảo phong bì có hình dạng phù hợp cho hệ thống phân loại và đóng gói tự động.
Việc tuân thủ các thông số kỹ thuật trên không chỉ giúp bưu phẩm được xử lý nhanh chóng, chính xác mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình chuyển phát.
Hướng dẫn cách ghi phong bì gửi bưu điện chi tiết
Khi ghi phong bì gửi bưu điện, việc trình bày thông tin rõ ràng không chỉ giúp nhân viên bưu điện dễ dàng xử lý mà còn tránh nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi phong bì gửi bưu điện đúng chuẩn:
Thông tin người nhận
Phần “thông tin người nhận” cần được trình bày ở góc dưới bên phải của phong bì, bao gồm các nội dung:
● Họ tên: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người nhận. Tuyệt đối không viết tắt để tránh nhầm lẫn, đặc biệt trong trường hợp có nhiều người trùng tên.
● Địa chỉ: Cần ghi chi tiết theo thứ tự: số nhà – tên đường – phường/xã – quận/huyện – tỉnh/thành phố. Càng rõ ràng, việc chuyển phát càng chính xác.
● Mã bưu chính: Nếu biết, bạn nên bổ sung mã bưu chính của khu vực người nhận để hỗ trợ việc phân loại và vận chuyển nhanh hơn.
Thông tin người gửi
Cách ghi phong bì gửi bưu điện đúng chính là thông tin người gửi cần được điền ở góc trên bên trái phong bì, kèm theo các nội dung sau:
● Họ tên: Cũng cần ghi đầy đủ họ tên người gửi, tránh dùng chữ viết tắt.
● Địa chỉ: Ghi theo cấu trúc tương tự như phần người nhận (càng cụ thể càng tốt).
● Số điện thoại liên hệ: Nên bổ sung số điện thoại liên hệ của người gửi để bưu điện có thể liên lạc trong trường hợp thư cần xác minh, thất lạc hoặc không thể giao.
Quy tắc khi viết phong bì gửi bưu điện
Bên cạnh hiểu rõ cách ghi phong bì gửi bưu điện, bạn cũng cần nắm rõ các quy tắc dưới đây khi trình bày để đảm bảo bưu phẩm được chuyển phát nhanh chóng, chính xác và thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.
● Chỉ nên dùng bút mực xanh hoặc đen: Chữ viết là yếu tố trực tiếp truyền tải thông tin đến người vận chuyển. Chỉ nên dùng bút mực xanh hoặc đen vì đây là hai màu mực tiêu chuẩn, mang tính trang trọng và dễ đọc nhất. Ngoài ra, hãy chọn mực có độ bền cao và không bị nhòe khi gặp nước hoặc va chạm trong quá trình vận chuyển.
● Đảm bảo chữ viết rõ ràng: Chữ viết tay cần trình bày gọn gàng, dễ nhìn và không được viết tắt tên riêng hay địa chỉ. Nếu bạn không tự tin vào nét chữ của mình, có thể sử dụng nhãn in với font chữ rõ nét như Times New Roman, Geneva hoặc Verdana để tăng tính chuyên nghiệp và tính chính xác trong khâu xử lý bưu phẩm.
● Tránh tẩy xóa, sửa chữa: Khi điền thông tin lên phong bì, hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi đầy đủ và chính xác các mục như: họ tên người nhận, địa chỉ, mã bưu điện, số điện thoại liên hệ. Trong trường hợp có sai sót, tuyệt đối không nên gạch xóa hay chèn sửa, vì điều đó không chỉ làm giảm tính thẩm mỹ mà còn có thể khiến bưu phẩm bị nhầm lẫn hoặc xử lý chậm.
● Chọn phong bì phù hợp, ấn tượng: Một phong bì tốt không chỉ bảo vệ nội dung bên trong khỏi bị nhàu nát hay thấm nước mà còn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Nếu bạn đang cần in phong bì giá rẻ tại TP.HCM, hãy tìm đến các đơn vị in ấn uy tín như In Nhanh Nhanh để đảm bảo chất lượng, độ chính xác và tính thẩm mỹ cho mỗi bưu phẩm gửi đi.
Những lỗi thường gặp khi ghi phong bì
Trên thực tế, không phải ai cũng biết cách ghi phong bì gửi bưu điện đúng chuẩn. Nhiều lỗi nhỏ có thể khiến thư từ hoặc bưu phẩm bị chậm trễ, thất lạc hoặc thậm chí không đến được tay người nhận. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục để bạn có thể gửi thư một cách chính xác, chuyên nghiệp.
Lỗi sai địa chỉ người nhận
Đây là lỗi thường gặp nhất và cũng là nguyên nhân hàng đầu khiến thư từ bị hoàn trả hoặc thất lạc. Một địa chỉ không đầy đủ hoặc ghi sai vị trí hành chính sẽ gây khó khăn lớn trong quá trình định tuyến và chuyển phát.
Cách khắc phục:
● Ghi đầy đủ địa chỉ theo thứ tự: số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
● Trước khi gửi, hãy chủ động kiểm tra lại địa chỉ với người nhận, nhất là đối với những địa chỉ ít được sử dụng hoặc có khả năng trùng lặp tên.
Ghi sai thông tin quan trọng
Việc viết chữ cẩu thả, mờ nhòe hoặc thiếu các thông tin liên lạc như số điện thoại người nhận sẽ ảnh hưởng đến việc xác minh khi phát thư. Trong một số trường hợp, nhân viên bưu điện có thể không thể liên hệ hoặc tìm đúng người nhận.
Cách khắc phục:
● Luôn dùng bút mực xanh hoặc đen, tránh dùng bút chì hoặc mực màu lạ.
● Với các mục thông tin quan trọng, nên viết in hoa để làm nổi bật.
● Nếu chữ viết tay không đẹp hoặc khó đọc, bạn có thể in nhãn dán bằng máy in với các font chữ rõ ràng như Times New Roman, Arial hoặc Verdana để đảm bảo dễ nhìn và chính xác.
Thiếu mã bưu điện hoặc ghi sai mã
Mã bưu chính (Zip code) giúp hệ thống định tuyến nhanh chóng xác định khu vực phát thư. Việc thiếu hoặc sai mã bưu điện có thể khiến bưu phẩm đi sai khu vực, gây chậm trễ không cần thiết.
Cách khắc phục:
● Theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, mã bưu điện tại Việt Nam gồm 5 chữ số.
● Hãy tra cứu mã bưu chính chính xác của người nhận từ các nguồn chính thống (như website của VNPost).
● Khi ghi mã, hãy đặt sau tên tỉnh/thành phố và đảm bảo có khoảng cách với phần địa chỉ phía trước để dễ phân biệt.
Đặt in phong bì uy tín, theo yêu cầu tại In Nhanh Nhanh
Bạn đang cần in phong bì chuyên nghiệp, đúng chuẩn bưu điện hoặc thiết kế riêng cho doanh nghiệp? In Nhanh Nhanh là đối tác in ấn đáng tin cậy với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp in phong bì chất lượng với thế mạnh:
● Công nghệ in hiện đại, máy móc tiên tiến cho bản in sắc nét, bền màu.
● Đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, tư vấn tận tình theo từng yêu cầu.
● Chi phí cạnh tranh, giá rẻ hơn đến 30% so với nhiều đơn vị in thương mại khác.
● Tiến độ in nhanh chóng, cam kết giao hàng đúng hẹn trên toàn quốc.
● Hỗ trợ thiết kế hoàn toàn miễn phí, đảm bảo tính đồng bộ và chuyên nghiệp cho thương hiệu.
Không chỉ dừng lại ở phong bì, In Nhanh Nhanh còn nhận in ấn toàn bộ ấn phẩm văn phòng & quảng cáo như: thiệp mời, card visit, hóa đơn, túi giấy, hộp giấy, tiêu đề thư, catalogue, báo cáo thường niên,... đáp ứng mọi nhu cầu từ cá nhân đến doanh nghiệp. Liên hệ ngay với In Nhanh Nhanh để được tư vấn chi tiết!
Trên đây là hướng dẫn cách ghi phong bì gửi bưu điện đầy đủ từ In Nhanh Nhanh. Hy vọng bạn đã hiểu rõ các quy tắc khi ghi phong bì, đồng thời tránh những lỗi sai để đảm bảo đơn hàng được gửi đi thuận lợi. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ in bao bì giá rẻ tại In Nhanh Nhanh, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ!
Bình luận